¿Por qué muchas personas, aun teniendo clara una disciplina para “optimizar su tiempo”, no consiguen atenderla satisfactoriamente y la “incumplen” constantemente?
¿Por qué pese a integrar cada vez más metodologías y técnicas de gestión del tiempo, usar nuevas y más sofisticadas herramientas de apoyo, y seguir a la letra sus pautas, algunas personas siguen sintiendo la sensación de frustración por no conseguir “sacar el máximo partido” a su tiempo?
La gran mayoría de los clientes (empresas y profesionales) que acuden a Öptima para tratar la problemática de la gestión del tiempo descubrieron que lo que entendían inicialmente como un problema metodológico (de falta de metodología y/o equivocada aplicación de ella), era en la realidad un problema de índole psicológico, basado en dos ingredientes esenciales:
1. Procrastinación: dificultad de atender a una cierta disciplina mental y acabar aplazando “lo que supuestamente es prioritario”. Esta tendencia suele ser ocasionada por distracciones y confusión a la hora de seguir pautas pre-establecidas de eficiencia (los afectados sienten que acababan haciendo otras cosas aún cuando su pauta de gestión del tiempo les marca otras supuestamente prioritarias.
2. Exceso de Control (en ocasiones obsesivo y compulsivo): un problema basado en el exceso de auto-exigencia y expectativas acerca de los objetivos y tareas a conseguir (los afectados se suelen marcar un exceso de tareas y objetivos, por encima de sus posibilidades de logro, que acaban por no cumplirse al 100%).
En ambos casos las consecuencias suelen ser las mismas o parecidas: sensación de falta de concreción, frustración, mal estar, descontento.
Las causas que más tienen que ver con estos problemas de “procrastinación” ( o incumplimiento de disciplina) y de “exceso de control” en el respeto de esa misma disciplina, tienen que ver con dos aspectos fundamentales:
1. Conflicto entre valores de la persona que hacen que irremediablemente acabe dirigiendo sus esfuerzos hacia algo que para ella, subconsciente y emocionalmente, es más importante que lo marcado racionalmente por su disciplina.
2. Exceso de expectativas en el numero de tareas y objetivos a cumplir, generado por el uso (o abuso compulsivo) de técnicas y metodologías que les generan la expectativa de que por ellas acabarán “consiguiendo más cosas”.
Mientras esas personas no aborden un trabajo basado en el descubrimiento y priorización de valores, y un redimensionamiento de las expectativas personales, seguirán atrapadas en la frustración y el malestar generado por la creencia de “no estar gestionando adecuadamente su tiempo”, independientemente de los recursos, metodologías y herramientas que usen para ser más eficientes en ello.
Por este motivo, a continuación se ofrece un ejemplo por cada una de las dos cuestiones, bajo un abordaje de coaching psicológico, en lugar de metodológico, que pretende ser la “solución definitiva” a los problemas de Procrastinación y Exceso de Control.
Taller de Gestión del Tiempo (Nivel I)
Taller de Gestión del Tiempo (Nivel II)
Curso de Habilidades Directivas y Gestión del Tiempo.
1. PROCRASTINACIÓN:
Ejemplo 1: “sé que tengo que contestar a una reclamación de un cliente que es importante y urgente, pero acabo limpiando la bandeja de entrada de mi correo, que podría hacer en cualquier momento más tarde, ya que a los 30’ se llena otra vez”;
Ejemplo 2: “sé que la prioridad del día es arrancar el diseño del proyecto estrella nuevo para presupuestarlo a un cliente clave, cosa que necesita al menos 3 horas, pero acabo haciendo tareas de menor duración e importancia, como atender llamadas telefónicas no urgentes ni importantes, y cuando llega el momento de arrancar ese proyecto, solo tengo media hora a disposición: teniendo que acabar por dejarlo al día siguiente una y otra vez.
Ambos ejemplos son clara señal de un conflicto de valores a distintos niveles: contestar a una reclamación de un cliente (ejemplo 1) o diseñar un proyecto (ejemplo 2) pueden ser expresión de valores como la eficacia, la determinación, la lealtad, la profesionalidad, la búsqueda del éxito, etc. Limpiar la bandeja de correo puede responder al valor del orden, de la seguridad, de la perfección. Atender a llamadas telefónicas puede responder al valor de la comunicación, la lealtad, la deseabilidad social, el compromiso con las personas, etc. Del mismo modo, puede que diseñar un proyecto de 3 horas de trabajo responda a una actividad tan sumamente larga y compleja con el agravante arriesgado de servir para la aceptación de un presupuesto importante para un cliente clave. Es posible que por ello acabemos evitándola para evitar el posible fracaso que eso suponga: más aún si la posibilidad del fracaso pone en contraste esta actividad con un el valor como el de la eficiencia, el éxito, el reconocimiento profesional, o la auto-eficacia profesional; valores que podrían estar más profundamente arraigados en la persona, como para evitar que se den situaciones que los pongan en entredicho.
En todos estos casos, la acción que la persona elige realizar, aún pensando que no es prioritaria o directamente útil para lograr la eficiencia, será aquella que responde al valor que al nivel más profundo está más arraigado en la persona, o que al menos no suponga ocasión de entrar en contradicción con ese valor. Aún realizando tareas aparentemente menos rentables al cálculo racional y utilitarista de una mejor gestión del tiempo y un mejor provecho profesional, la persona acabará realizando aquella tarea que más satisface al valor/es personal más profundamente arraigado en ella.
De esta manera puede que a un nivel racional establezcamos que para nosotros sea más económico en términos de gestión del tiempo realizar una cierta tarea pero, subconscientemente, acabaremos irremediablemente haciendo como primera aquella tarea que más satisface a nuestro sistema personal de valores más profundos y prioritarios, mientras por otro lado seguiremos preguntándonos porque no somos capaces de respetar lo planificado, ya que todo ello responde a un proceso subconsciente.
Hasta que no seamos capaces de identificar cual es nuestro sistema de valores más profundos como para decidir si queremos o no cambiarlos, seguiremos procrastinando tareas y actividades que entrarán en colisión con ese mismo sistema.
Por mucho que aprendamos técnicas más o menos eficientes, nuestra gestión del tiempo no mejorará hasta que no la abordemos de una manera más psico-emocional que metodológica.
2. EXCESO DE CONTROL:
Ejemplo 1: “siento que al día le faltan horas y que todo lo que me propongo no consigo encontrar el tiempo para realizarlo”.
Ejemplo 2: “desde que estoy optimizando mi tiempo con mis herramientas y metodología, he conseguido mucha más efectividad, pero sigo insatisfecho al final del día porque sigo sin conseguir todo lo que me propongo: encima, siento que me he vuelto esclavo de aquellas herramientas y metodologías que se suponía que me iban a resolver el problema de la gestión del tiempo”.
En ambos casos no se trata de un problema debido a la falta o mal uso de herramientas y técnicas, ya que éstas se suelen aplicar con mucho escrúpulo y precisión: no es cuestión de que al día le falten horas, sino de que a la persona le sobran tareas porque se auto-impone demasiadas, y le sobran expectativas y ambición, por encima de sus propias posibilidades.
En ambos casos es importante preguntarse: ¿para qué quieres realizarlo todo en un día? ¿para qué te exiges tanta eficacia? ¿qué ganas con ella? ¿qué valor persigues tratando de cumplir con esta auto-exigencia? Estas preguntas dirán a la persona cual es el valor que racionalmente persigue. Habitualmente ese valor suele estar relacionado con la perfección, el control, la previsibilidad, la perseverancia, la búsqueda de seguridad.
Después de ello es importante preguntarse: ¿qué es lo que se puede perder con conseguir esa auto-exigencia?, y, seguidamente: ¿a qué valores responde eso? La respuesta a esa pregunta nos dará información sobre el valor que está en juego y que a un nivel más profundo tiene más importancia: habitualmente ese valor tiene que ver con la espontaneidad, el disfrute, la fluidez, la comodidad, la libre elección, la improvisación, la conveniencia, la flexibilidad, etc.
Tratar de tenerlo todo controlado y seguro, se convierte para muchos en una trampa de la mente que les lleva a afrontar la vida con tanta determinación y rigidez que acaban irremediablemente generando fricciones con su propio entorno y consigo mismos en el momento en el que la evidencia de la realidad no corresponde a su propia idea prefigurada, su propio deseo, y/o su expectativa de cómo “debería” de ser esa realidad. Esta rigidez conceptual y de pensamiento genera frustración cada vez que no se perciba correspondencia entre la expectativa de resultado, y el resultado finalmente obtenido, siendo esa frustración cada vez mayor, conforme sea mayor esa falta de correspondencia, y cada vez más frecuente conforme la persona esa expectativa sea más precisa, puntillosa, perfecta e idealizada.
En estos casos es importante preguntarse: ¿quiero ser eficiente para que todo lo que preveo se cumpla, o quiero ser feliz? Porque desde luego no se está dando ni una cosa ni la otra, y no necesariamente exista relación causa efecto entre una y otra, aunque la persona, de partida, cree falazmente de que solo será feliz si se cumple lo previsto.
Pero la realidad es otra, y es que la felicidad es una actitud, no una consecuencia de acciones o de circunstancias.
Una vez más, solo afrontando este problema desde una perspectiva psico-emocional podremos mejorar una gestión del tiempo que de por sí ya está siendo eficaz por el uso de las técnicas y herramientas aplicadas, pero no están siendo constructivas las sensaciones que quedan como efecto de un proceso mental que basa la felicidad en el cumplimiento de una mera expectativa: es decir una fantasía personal altamente subjetiva, falaz, y parcial, que podría mejorarse siendo simplemente un poco más realistas y equilibrados a la hora de prever resultados, y abiertos a que los resultados puedan ser otros.
Öptima Coaching tiene desarrollado un conjunto de talleres para tratar la gestión del tiempo y la procrastinación con un enfoque psico-emocional que incorpora sencillas técnicas que ayudan a una progresiva mejora de la satisfacción y de los resultados. Para conocer más en detalle estos servicios exclusivos, se puede hacer click en los enlaces a continuación:
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