Organízate por Ciclos de Trabajo
Teletrabajar no es necesariamente cómodo.
Para muchos el teletrabajo es un gran inconveniente, ya que deja en manos de la misma persona la necesidad de organizar sus tiempos. Y eso no es nada fácil cómo veremos adelante.
En teletrabajo, es la persona la responsable de aplicar métodos de productividad que le permitan gestionar adecuadamente su tiempo.
De no hacerlo, va a ser seguro (y rápido) el paso hacia el desastre y el desamparo, abandono y la sensación de tener constantemente el agua a la garganta.
¿Te quejas porque con el teletrabajo estás dedicando más tiempo al trabajo respecto a lo que hacías cuando ibas presencialmente?
¿Sientes que has dejado de tener tiempo para ti?
¿Y si te dijera que más allá de tus quejas, la responsabilidad de todo es tuya?
¿Aplicaste o aplicas algún método de gestión de los tiempos?
Si es que sí: ¿Te funciona?
Si es que no: ¿Entonces para qué te quejas?
¿Cómo crees que va a ser posible que tengas tiempo para tí si no aplicas métodos?
¿Sabes lo que invierten las organizaciones en métodos y tiempos para lograr que sus equipos sean productivos?
¿Y tu pretendes serlo desde tu casa sin siquiera aplicar método alguno?
Eso no funciona así…
Quédate conmigo en este post porque te detallaré uno de esos métodos.
Con este post descubrirás cómo pasar del teletrabajo al SMARTWORKING, es decir, un trabajo ágil, flexible, perfectamente compatible, conciliador y facilitador. Con ello puedas también satisfacer tus intereses personales, aficiones y preferencias.
Quédate hasta el final porque en este post te vas a llevar 2 grandes premios:
- Un método para optimizar tus tiempos y ser más productivo, ágil y satisfecho.
- El acceso a una infografía con otro método que te ayudará a organizar y priorizar tus tareas en teletrabajo.
Antes de iniciar, quiero recordar que el material a continuación es la antesala de mi curso On Line de Gestión del Estrés en Teletrabajo y Conciliación Familiar, con la Universidad de Murcia: una magnífica experiencia de aprendizaje de 20 vídeos y entrenamiento para dominar una serie de técnicas y estrategias para gestionarse mejor en teletrabajo y disfrutar de la familia.
https://casiopea.um.es/cursospe//gestionestresteletrabajo.f
Ahora, quiero preguntarte:
¿Cuántas personas conoces que teletrabajan?
¿Cuántas te han manifestado que no están contentas o que ahora se estresan más?
Te invito a que le compartas este post ahora mismo antes de seguir. Tú y yo podemos ayudarles.
Ese esfuerzo puede significar muy poco para tí y mucho para otros. Así que comparte, comparte, comparte, que es GRATIS.
Ahora bien…
¿Sabes qué es el SMARTWORKING?
Es una filosofía de trabajo que se basa en el principio de conseguir que el trabajo, lejos de ser un impedimento al cumplimiento de tus intereses personales, y contrapuesto a lo que suele llamarse “vida personal” se convierte en una actividad casi secundaria, o al mismo nivel e importancia que el resto de apartados que tienen valor para tu vida (salud, familia, deporte, actividades culturales, etc.). El SMARTWORKING es SMART en la medida en la que facilita que tú cumplas con tus preferencias personales.
Y no lo facilita, entonces no es un SMARTWORKING. Tan fácil y tan sencillo.
Verás, tal vez te parecerá normal y habitual que el trabajo ocupe gran parte de tu tiempo. Incluso tendrás asumido que tus jefes se esperen que no te vayas a casa si no terminas el trabajo, utilizando tu tiempo libre para ello, o que te lleves contigo para seguir con ello en tu tiempo libre, desde casa.
Así es como una persona acaba restando de otras facetas de tu vida: un día no irás al gimnasio, no llevarás tus hijos a actividades extraescolares, no irás a cenar con tu pareja, etc.
A mi me pasó durante años.
Ahora te propongo una reflexión: ¿Acaso te sucede lo mismo con las otras facetas de tu vida hacia el trabajo? ¿Puedes restar tiempo al trabajo para un miércoles salir en bicicletas por el monte? ¿O para llevar a tus hijos al médico o a un entrenamiento previo a una competición de importancia?
Y si lo haces: ¿la frecuencia de con la que el trabajo resta tiempo a tu vida, es la misma con la que tu vida puede influir y restar tiempo a tu trabajo?
Bien, hacer SMARTWORKING significa encontrar este tipo de reciprocidad: que el trabajo y el resto de tu vida viajen en equilibrio y te permitan que ninguno “fagocite” el tiempo que has de dedicar al otro.
En el SMARTWORKING el centro de tu vida no lo ocupa necesariamente el trabajo, sino lo que para ti es importante: ya sea la familia, tu salud y relajación, tus actividades filantrópicas o de voluntariado, tocar en la banda del pueblo, seguir a tu hija en su preparación para ser youtuber de éxito, o prepararte para competiciones de tiro olímpico, o la maratón de Berlín.
El SMARTWORKING es una filosofía de vida. Y consiste en poner en el centro de tu vida las actividades que más cumplen con tu propósito existencial, y hacer que el resto pivotee alrededor, facilitando que ese apartado de tu vida pueda crecer y para realizarte como persona o profesional.
Para algunos, el centro de su vida lo ocupa el trabajo, sobre todo si son empresari@s o emprenderores, deportistas, o simplemente quieren realizar su sueño y monetizarlo. Y para otros, el centro de la vida lo ocupan otras actividades.
Todo es legítimo bajo la perspectiva del SMARTWORKING. Lo importante es que el trabajo te permita cumplir con ese propósito y realizarte, sin que sea un impedimento.
Ahora bien: ¿Cuál es ese método que te va ayudar a pasar del teletrabajo al SMARTWORKING?
Tiene que ver con reconocer y organizar bien tus ciclos de trabajo.
Pero ojo, no cometas el GRAN ERROR que va a echar a perder todos tus esfuerzos.
Es un error que cometemos de manera automática, sobre todo en los inicios de aplicar este método.
Y seguro que, si no te lo digo, caes en él sin apenas darte cuenta.
¿Quieres saber cuál es?
También te lo cuento más adelante…
Pero ahora vamos a detallar eso de organizar el trabajo por ciclos para pasar del Teletrabajo al SMARTWORKING.
Verás, si quieres tener una organización eficiente, tienes que encontrar primero el patrón de frecuencia de tus tareas.
Hay actividades profesionales cuyas tareas y funciones suelen repetirse todos los días. Es decir, apenas hay diferencias en cuanto al tipo de tareas a desempeñar ya sea un Lunes, Martes o Jueves. Cada día hay que realizarlas. Si esta es tu situación, entonces funcionarás por ciclos de trabajo diarios: es decir, la unidad de organización que has de cuidar el día. Esto es relativamente sencillo puesto que tendrás que organizar muy bien la gestión del tiempo y tareas de un solo día de trabajo (es decir el reparto de tiempos, horarios de trabajo en agenda, recursos necesarios, orden y sucesión de tareas y actividades), y después aplicarla al resto de días. Tus SMARTWORKING estará listo.
Pero no todos los trabajos son así. Hay personas cuyas actividades cambian cada día. Pero, terminada la semana, la siguiente se repite como la anterior. Es decir: todos los Lunes son iguales, pero diferentes del resto de días de la semana. A así siguiendo los Martes, Miércoles, etc. Si este es tu caso, entonces funcionarás por ciclos de trabajo semanales. Para organizarte, tendrás que tener en cuenta los 5 días (o más) laborables de cada semana y estructurarlos. Algo más complejo que la planificación por ciclos diarios, pero igual de útil.
También hay personas cuyos ciclos de trabajo son mensuales. O incluso anuales.
Pero, ¿Qué hacer si eres de esas personas que sufre el problema de que ningún día de la semana se parece a otro? Y que tampoco los días se parecen entre sí, de semana en semana?
Pertenecerás entonces al amplio colectivo de profesionales con alta variabilidad y aleatoriedad de tareas. Y este es el principal factor que has de cuidar para pasar del teletrabajo al SMARTWORKING.
Esto les sucede sobre todo a las personas que, como yo, trabajan por objetivos y reciben encargos profesionales con características diferentes, recursos variados, plazos y duración, así cómo equipos técnicos diversos.
Al final acabas asumiendo encargos y proyectos hasta que un día te das cuenta que vida es un caos. Que ningún día se parece a otro y que te resulta imposible mantener cualquier rutina como, por ejemplo, el simple horario para ir al gimnasio o a clases de baile.
La gran mayoría los profesionales autónomos y de las personas que teletrabajan tienen problemas de organización y eficiencia debido a ello. Es porque han ido deshaciendo sus rutinas (o tal vez nunca las tuvieron) y dejándose llevar por los encargos, las circunstancias, exigencias externas, presiones, o por sus propios caprichos y caóticas rutinas, hasta no tener ciclos de trabajo definidos.
Si quieres pasar del teletrabajo al SMARTWORKING, lo primero que has de hacer es volver a estructurar tus ciclos.
¿Quieres saber cómo lo hice yo, y como, a partir de ahí, fui asesorando a mis clientes?
Primero descubrí que mi ciclo de trabajo es quincenal: es decir, cada 14 días todo se repite, debido a que tengo a mis hijos una semana sí o otra no. Entonces organicé mis rutinas para cada uno de los 14 días del ciclo.
Me di cuenta que asumía demasiados encargos de poco tiempo y alta variabilidad. Entonces estandaricé mis servicios y pude unificar los encargos bajo un único patrón. Decidí no asumir encargos que se salieran de esa sistemática estándar.
También vi que tenía 2 grandes clientes que me daban grandes encargos, y otros muchos clientes de pocos encargos, muy volátiles. No podía crecer con esos dos clientes porque los pequeños encargos me lo impedían.
Entonces planifiqué mis días de trabajo en base al dimensionamiento real de trabajo que me interesaba asumir de cada uno de esos dos grandes clientes. Puse en agenda el trabajo que llevaba con ellos. Solo pacté proyectos cíclicos estandarizados.
Y finalmente me di cuenta que solo podría dedicar un entre un 5% y un 10% de mi tiempo, cada dos semanas, a otros proyecto de menor calado.
Esto me permitió marcar un límite a los encargos de alta variabilidad y volatilidad, y ser más consciente de que sólo podría asumir trabajos que puedan atenderse dentro de esos ciclos de 14 días, o cuyos ciclos respetaran las unidades básicas de los ciclos de 14 días.
Ahora tengo tiempo para hacer deporte, cuidar de mi salud, descansar o cocinar, que es una de mis pasiones.
¿Qué te parece?
¿Sientes tener la preparación para hacer lo mismo tú también, y así pasar del teletrabajo al SMARTWORKING?
Si necesitas ayuda o hacerme más preguntas, escríbelo en los comentarios.
Y ahora vamos al error que comete la gran mayoría de la gente. Es el hecho de pensar que todas sus actividades siguen el mismo ciclo: es decir que su ciclo de trabajo, ya sea diario, semanal, quincenal, mensual o anual, se puede aplicar a todas tus actividades.
Este error conceptual lo comete mucha gente. Y al final hace que esta estrategia falle y no te aporte los resultados esperados. Por el contrario, aquellas actividades que se salen del ciclo que has definido, te estarán constantemente jorobando y fastidiando, incrementando el índice de variabilidad y aleatoriedad de tus ciclos de trabajo. Y sentirás que el método no sirve.
Sin embargo, el error no está en el método, sino en cómo lo estas aplicando: seguramente de una manera demasiado simplista.
Verás, es muy difícil que todas tus actividades sigan el mismo ciclo. Imagina tener elegido que tu unidad de organización es semanal. Pero resulta que hay unas pocas tareas, de alta variabilidad, que cambian cada día (ciclo diario) y que además se presentan de manera aleatoria (alguna semana si y otras no): tampoco tienen el mismo día de aparición, por lo que tampoco se pueden clasificar como “tareas del lunes”, o del “martes” o del “jueves” por ejemplo.
¿Qué vas a hacer con ellas?
Si no gestionas adecuadamente estos factores de alta variabilidad y aleatoriedad, tu organización por ciclos es cuestión de tiempo que saltará.
¿Quieres saber cómo hacer frente a este inconveniente y resolverlo, antes de que dinamite tus planes?
Te cuento mi caso: he de decirte que el tipo de servicio que presto a uno de mis clientes, tiene un ciclo de 114 días. Y el que presto al otro gran cliente, tiene ciclos de 5 semanas. Cómo bien entenderás, no es posible meter con el calzador un ciclo de 5 semanas en ciclos quincenales de semanas alternas, tal y cómo hacía con mi servicio estándar.
¿Entonces qué hice?
La clave está en sobreponer los tres ciclos. Es decir, tener las tres planificaciones de los tres ciclos en paralelo: la de dos semanas, la de cinco semanas, y la de 114 días.
Pero con un detalle importante. La estructura de los días del ciclo de 14 días (es decir el reparto de los tiempos a lo largo de las jornadas) se respeta tanto en el ciclo de 5 semanas cómo en el ciclo de 114 días.
No es lo mismo pensar que tu planificación es altamente variable y aleatoria, que ser consciente de que el trabajo que vas a asumir tendrá que respetar una de las tres condiciones: ciclo quincenal, de 5 semanas o de 115 días.
Entonces, ¿Sabes ya cuáles son los ciclos de tu planificación para pasar del teletrabajo al SMARTWORKING?
¿Diarios, semanales o mensuales?
¿O se trata de un trabajo de alta variabilidad y aleatoriedad que hace imposible encontrar un patrón cíclico?
¿Acaso te acabas de dar cuenta que primero has de estandarizar tu forma de trabajar y tus servicios?
¿Qué te parece este método?
¿Lo estás aplicando?
¿¿Crees que lo puedes aplicar?
¿Qué impedimento le ves para poderlo aplicar a tu circunstancia?
Me gustaría a que me lo comentaras en los comentarios, para ver si te puedo aconsejar algo para ayudarte.
Me encantaría ayudarte, de verdad…
Te animo a probar y contarme los resultados.
Y que lo des a conocer a más personas.
Comparte este post en tus redes sociales.
Es gratis, tal y como lo ha sido para ti el acceso a este contenido de alto valor.
No te olvides que este contenido se basa en mi curso de Gestión del Estrés en Teletrabajo y Conciliación Familiar, con mi Método Optima con la Universidad de Murcia:
https://casiopea.um.es/cursospe//gestionestresteletrabajo.f
Y al respecto quiero homenajear tu paciencia por haber leído hasta este punto.
¿Qué te parece una infografía donde te explico cómo organizar y repartir tareas en condición de teletrabajo?
Algo que es muy distinto de la organización en el trabajo tradicional.
Lo comprobaras.
Es material muy novedoso y exclusivo sólo para el teletrabajo, que no encontrarás en otras partes.
Accediendo a este enlace y poniendo tus datos, podrás acceder a la clase.
https://teletrabajoyproductividad.gr8.com/
Si quieres ver el vídeo de este post, accede a mi canal de youtube y suscríbete.
https://www.youtube.com/c/Psicolog%C3%ADaTrabajoyBienestar
Hasta pronto.
