5 Ingredientes que has de Incorporar
¿Quieres coordinar o participar en reuniones ágiles y eficaces?
¿Te gustaría participar en reuniones que en 15 minutos máximo permiten tomar decisiones y asegurar un avance productivo?
¿Crees que es positivo ser convocad@ a una reunión sabiendo exactamente lo que va a durar y sin imprevistos o retrasos?
Bien, entonces tienes que escuchar los próximos minutos de este vídeo, porque te voy a detallar 5 ingredientes que has de tener en consideración para lograr reuniones ágiles y eficaces.
Ponte cómodo o cómoda, te prometo que dentro de 15 minutos saldrás de esta reunión conmigo con las ideas muy claras acerca de lo que puedes hacer.
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Antes que todo, los agradecimientos.
Este vídeo ha sido posible gracias al apoyo del Centro de Estudios Económicos y Empresariales de la Universidad de Murcia, con quien colaboro desde 2015 en el diseño e impartición de ofertas formativas en Soft Skills.
Concretamente, el contenido se inspira en un curso On Line sobre “Productividad Personal y Estrategias Ágiles de Organización”, con mi metodología Óptima.
El programa está en diseño, pero tendrás enlaces al programa aquí abajo cuando el curso se publique en el catálogo.
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Te habrá pasado de estar en esas interminables reuniones de trabajo o de vecinos, que siempre se convocan a una hora y nunca se sabe cuando se finalizan…
Verás, he aprendido mucho en estos años sobre reuniones ágiles, trabajando con grandes empresas que han tenido que aplicar estas metodologías en proceso tan complejos cómo son: construcción de submarinos, granjas de cerdos para abastecimiento humano, e industria de alimentación. Piensa que entre en 2017 y 2020 realicé unos 20 procesos de coaching para ayudar a profesionales a aplicar en acciones, la filosofía ágil de Lean Management, y vencer las resistencias propias y de sus colaboradores.
Y te aseguro que no para ellos no fue nada fácil.
Para ti en cambio, tengo preparado un condensado de aprendizajes y consejos que te permitirá evitar los errores que ellos cometieron.
Con estos 5 consejos, podrás integrar tu filosofía ágil a las reuniones, ahorrando mucho tiempo, disgustos y frustraciones.
Vamos con el primero de los 5.
Pero antes, por favor, no se te olvide darle al like a para demostrarme que esta temática te interesa.
Hagamos una apuesta: tu dame el like ahora. Después, si el vídeo no te gusta, le quitas el like, das un dislike y me escribes en los comentarios porque no te gustó.
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Pero ahora vamos a ello…. Punto 1.
- Venimos a decidir, no a opinar. En las reuniones ágiles, el análisis hay que tenerlo hecho antes. En este tipo de reuniones se viene a compartir las conclusiones, no a debatir acerca de opiniones personales y ocurrencias. Para ello hay que preparar la reunión con antelación. Quien no la prepare antes o tenga que usar la reunión para razonar y sacar conclusiones, estará abusando del tiempo de los demás, además de cometer una falta de compañerismo con deferencia al resto de participantes. Las personas que no son capaces de adecuarse a este modus operandi, lamentablemente, no merecen tener el privilegio de asistir.
- Hablan los resultados, no las personas. En las reuniones ágiles, los números y resultados van primero. Primero reporta los resultados en números y cantidades, de una manera breve, concisa y estricta. Después, si quieres, puedes hacer algún comentario. Para ello, una vez más, la clave está en preparar la reunión previamente. Si quieres que la reunión sea eficaz, tendrás que consensuar previamente que tipo de datos hay que reportar en la reunión: cuáles son los KPI’s (indicadores clave). Por ejemplo, en las reuniones en las que yo suelo participar los jueves, en los primeros dos minutos de intervención de cada persona, hay que reportar tres números: contrataciones, faltas, e incidencias. A partir de esos puntos se puede argumentar, pero primero, iniciemos por lo importante. Para ello es importante la madurez de las personas: en concreto entender que no hay que tomarse en personal los números. Los números describen siempre una situación general, sin entenderse cómo reflejo del buen o mal hacer de la persona que los expone. En caso contrario, las personas no sentirán la libertad de decir la verdad y tratarán de maquillar datos y argumentos construyendo argumentaciones y creando muchas excusas que les exculpen. De no ser así, cometeremos el error que te voy a detallar en el próximo punto.
- Los problemas piden soluciones no justificaciones. Cuidado con lo que argumentas. Cuando se trata un problema en una reunión ágil, el enfoque es a las soluciones. No valen ni las quejas ni las justificaciones. Todo tiempo empleado en la queja o en a justificación, nos alejará de la solución. A la vez que nos hará perder mucho tiempo valioso. De ahí la importancia de preparar las reuniones valorando los puntos críticos y pensando previamente que soluciones aportar y proponer de primera, sin que ello impida pedir ayuda en las reuniones, recibir consejos o indicaciones de mejora.
- Plazo, duración y fechas. Toda acción o solución que se exponga, toda iniciativa y determinación, ha de contar con un compromiso de solvencia que ayude a dar previsibilidad acerca de lo que haremos y cuando lo haremos, con el fin de que los demás también puedan organizarse y coordinarse para proporcionarnos la colaboración necesaria o tener preparadas eventuales acciones y recursos para continuar la cadena de valor o producción. No esperes a que los demás te pidan el plazo. Es tu responsabilidad dar fechas y previsiones. Y si los demás te la piden, no te lo tomes a modo de fiscalización o presión, sino cómo una ayuda por parte de los demás a hacer que tu trabajo y tu forma de comunicar sean más concretas y efectivas.
- De qué te vas a responsabilizar y que vas a hacer. Fundamental para finalizar una reunión ágil y eficaz. No debe quedar algún cabo suelto. Toda argumentación e intención ha de traducirse en una acción a desempeñar. Y esa acción no puede quedar sin una persona que se haga cargo de ejecutarla. Al final de la reunión tienen que quedar muy claras las acciones a desempeñar y las personas (con nombres y apellidos) que se van a hacer cargo de ejecutarlas, junto con la previsión de finalización en plazo y fecha.
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¿Qué te parecen estos 5 puntos?
¿Cuántos de estos 5 puntos practicas en tus reuniones?
¿Cuáles son más difíciles de aplicar por parte de tu equipo?
¿Hay algún punto más que añadirías y que yo no he tenido en consideración?
Escríbemelo en los comentarios.
Hazme las consultas que consideres.
Sabes que leo todos los comentarios y los atiendo.
Incluso puedo crear algún vídeo en futuro para profundizar sobre aquello que me vayas preguntando.
Para ello, suscríbete al canal de youtube y dale a la campanita para recibir el aviso.
Y otra cosa más….
¿Crees que te puede ayudar trasladar estos puntos a tu equipo para conseguir reuniones ágiles y eficaces?
Entonces pásales este vídeo a tus colaboradores, amigos y otras personas a las que crees que puede ayudar. Incluso a tus jefes.
Y comparte este vídeo con quienes crees que pueden extraer algún beneficio.
https://www.youtube.com/c/Psicolog%C3%ADaTrabajoyBienestar
Tu y yo, juntos, podemos ayudar a más personas a tener reuniones ágiles y eficaces.
Un abrazo y hasta la próxima.
